Al sinds het ziekenhuisbeleid is verruimd en werken op locatie weer mogelijk is, denken we als dagelijks bestuur na over hoe we dit beleid in de or kunnen toepassen. Zeker in het begin waren met name or-leden die zelf aan het bed hadden gestaan om zorg te verlenen terughoudender in het fysiek vergaderen. Begrijpelijk, en een or-vergadering kan ook prima digitaal. Maar nu de druk op de zorg hoog blijft, kun je je afvragen of er dan wel een goed moment komt om weer fysiek te gaan vergaderen.

• Tip! OR-vergaderingen zijn vaak tijdrovend. Or-leden wijden vaak uit door gedrevenheid en passie. Ook is het doel van een agendapunt vaak onduidelijk. Bovendien zijn vaak dezelfde mensen aan het woord. OR-vergaderingen kunnen veel slimmer en effectiever. Hoe doen we dat? Leer in één dag Slimmer en effectiever vergaderen voor de ondernemingsraad, op 11 oktober.

Digitaal, fysiek of hybride vergaderen

Veel or-leden zien voordelen van het digitaal vergaderen. Persoonlijk vind ik het ook best fijn om een dag vanuit huis te kunnen werken, dat scheelt toch al gauw een uur reistijd in de spits. Daarnaast lijkt digitaal de vergaderhygiëne zelfs beter dan hiervoor.

Tegelijkertijd zie ik ook voordelen van fysiek vergaderen. De praatjes tijdens het halen van koffie, of vakantieverhalen tijdens de pauze: die kleine momenten zijn zo belangrijk om elkaar goed te leren kennen en een team te vormen. Ik weet dat er ook wel oplossingen zijn om dit digitaal te faciliteren, maar fysiek gaat dit toch veel makkelijker en natuurlijker.

Daarnaast merk ik ook dat in een fysieke vergadering de drempel om elkaar feedback te geven lager is dan tijdens een digitale vergadering. Fysiek kan dit makkelijk even tussendoor en één-op-één, terwijl digitaal het punt vaak meteen veel groter lijkt dan bedoeld.  Dan is er nog hybride, waarbij je wisselend de voordelen van zowel digitaal als fysiek vergaderen hebt, maar waarvoor het in ieder geval belangrijk is dat je over goede vergaderfaciliteiten beschikt.

Een afweging

Aan alle vormen van vergaderen in de or zitten dus voor- en nadelen. Op de vraag of we gewoon weer terug moeten naar hoe we het eerder altijd deden, zou ik niet per se volmondig “ja” antwoorden. Ik denk namelijk dat or-vergaderingen zich op zijn tijd best lenen voor het digitaal vergaderen, en dit zelfs voor meer efficiëntie kan zorgen.

Maar om het team te versterken en het samenwerken te bevorderen zou ik toch ook pleiten voor regelmatig fysiek vergaderen. Zo kun je elkaar goed leren kennen, is het sociale contact makkelijker en het geven van feedback laagdrempeliger.

Hybride vergaderen is wat mij betreft in sommige situaties wel een optie, maar niet als vervanger van het fysiek vergaderen met de gehele raad. Een mooie mengvorm lijkt mij het meest ideaal. Duidelijke afspraken maken over op welke vaste momenten in de cyclus er fysiek vergaderd wordt, en wanneer er ruimte is om digitaal dan wel hybride te vergaderen. Dat is volgens mij nuttig.

Marloes Steenhuisen, OR UMC Utrecht