Hoewel de plicht voor het instellen van een ondernemingsraad bij de ondernemer (de bestuurder) ligt, beschrijft dit artikel zoveel mogelijk de aanpak voor werknemers.
Inhoud
- Inleiding: medezeggenschap en Wor
- Een ondernemingsraad oprichten: vragen en antwoorden
- Hoe vinden we geschikte mensen om te kunnen starten met een ondernemingsraad?
- Welke werknemers tellen mee?
- Hoe stel ik een oprichtingscommissie in?
- Zo stel je een verkiezingscommissie samen?
- Dit moet in een or-reglement staan en zo stel je het op
- Waarom moet ik een vakbond benaderen?
- Kiesstelsel bepalen: lijstenstelsel of verkiesbare personen?
- Moeten we kiesgroepen oprichten? Waar moeten deze aan voldoen?
- Uit hoeveel mensen moet onze ondernemingsraad straks bestaan?
- Hoe stellen we collega’s op de hoogte van de aankomende verkiezingen?
- Hoe maken we mensen enthousiast om te gaan kiezen en/of zich verkiesbaar te stellen?
- Wie mogen er straks stemmen en op wie mag er gestemd worden?
- Hoe zetten we de verkiezingsprocedure op?
- Hoe zorgen we ervoor dat we straks genoeg kandidaten hebben?
- Houden we fysieke of digitale verkiezingen?
Dit artikel geeft je, na een korte inleiding, eerst een stappenplan: welke stappen moet je wanneer zetten? Daarna behandelen we steeds kort de vragen die je zoal tegenkomt bij de oprichting van een ondernemingsraad.
Inleiding: medezeggenschap en Wor
Medezeggenschap betekent simpelweg dat werknemers betrokken worden bij de besluitvorming.
Je krijgt niet de verantwoordelijkheid van het beleid in jullie organisatie. Wel kunnen leden van een ondernemingsraad (or) kritisch meekijken - en in een aantal gevallen advies uitbrengen en instemming verlenen.
Niet bij elk wissewasje, maar vooral bij belangrijke besluiten die je organisatie en de medewerkers aangaan.
De WOR is je gereedschap
In Nederland zijn de rechten en plichten van de medezeggenschap voor een groot deel geregeld in de Wet op de Ondernemingsraden (Wor). Als je organisatie 50 of meer werknemers telt, is het verplicht om een or te hebben.
Bij organisaties met minder dan 50 werknemers kan de ondernemer vrijwillig een or oprichten, bijvoorbeeld omdat dit in jullie cao staat. Daarnaast is ook een personeelsvertegenwoordiging (pvt) mogelijk bij minder dan 50 en meer dan 10 werknemers. De rechten van een pvt lijken op die van de or, maar gaan iets minder ver.
1. Stappenplan: starten met een ondernemingsraad
1
1
3
4
5
2. Een ondernemingsraad oprichten: vragen en antwoorden
A. Wie is mijn bestuurder?
De bestuurder is de werkgever, ofwel de hoogste baas: meestal de directeur of bedrijfsleider van een onderneming. Hij/zij (voor de leesbaarheid schrijven we voortaan ‘hij’) bepaalt voor een groot deel de werkverhoudingen, de gang van zaken en de werksfeer.
De bestuurder vertegenwoordigt de ondernemer en overlegt met de or. In de praktijk is hij belast met de uitvoering van de rechten en plichten van de Wor. Dit betekent onder meer dat hij minimaal tweemaal per jaar een overlegvergadering plant met de ondernemingsraad.
Bij een publiekrechtelijke instelling (een niet-commerciële instelling van algemeen belang zoals de overheid) is de Wor-bestuurder vaak de hoogste ambtenaar of een sector- of afdelingshoofd. Politieke ambtsdragers en/of gekozen vertegenwoordigers zijn geen bestuurder in de zin van de Wor. Dit word vermeld in artikel 46d van de Wor.
B. Hoe overtuig ik mijn bestuurder?
Niet elke werkgever zit te wachten op medewerkers die zich bemoeien met zijn besluiten. De ‘baas’ heeft allerlei ideeën over hoe ‘zijn’ onderneming zich zo goed mogelijk ontwikkelt.
Best begrijpelijk: hij is niet voor niets de baas. Toch werkt het in ons land anders.
Op de top van de piramide
Je kunt een onderneming of organisatie vergelijken met een piramide. Als je op de top van de piramide zit, heb je het beste overzicht. Je ziet de grote lijnen.
Als ‘gewoon’ medewerker of leidinggevende zit je ergens tussen de basis en de top van de piramide. Ook al ben je niet de baas, als je ergens werkt is het ook ‘jouw’ organisatie. Ieder met zijn eigen uitzicht – en inzicht over hoe de organisatie werkt.
Op de werkvloer
Een baas kan de meest prachtige ideeën en plannen hebben, maar het zijn de werknemers op de werkvloer die weten hoe het er echt aan toegaat. Zij weten of iets uitvoerbaar is of niet. Hun perspectief zou bij elke beslissing moeten worden meegenomen, zodat belangrijke details niet over het hoofd worden gezien.
Een verstandige bestuurder doet hier zijn voordeel mee. Bedenk dus hoe de ondernemingsraad straks kan bijdragen aan een betere besluitvorming en hoe je dit aan jullie bestuurder duidelijk kunt maken.
C. Verzamel zoveel mogelijk steun
Verzamel zoveel mogelijk steun onder medewerkers om jullie bestuurder over de streep te trekken. Vraag zo nodig steun aan de vakbond.
Als de bestuurder dan nog geen or wil, kun je (je collega’s, gesteund door de vakbonden) altijd nog de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de ondernemer zijn verplichting nakomt. Hoewel dit niet echt de start is die je zou wensen. Jullie moeten uiteindelijk wel samen door één deur kunnen blijven gaan.
Probeer je werkgever dus zoveel mogelijk te overtuigen met (positieve) argumenten. Bijvoorbeeld:
- een or neemt niet de macht over in het bedrijf;
- de ondernemingsraad kan bijdragen aan draagvlak voor het ondernemingsbeleid;
- met een or verbetert de kwaliteit van de besluiten;
- in een or kunnen betrokken werknemers hun ideeën kwijt.
3. Hoe vinden we geschikte mensen om te kunnen starten met een ondernemingsraad?
Zoek medestanders. In elke organisatie zijn ze te vinden: collega’s die zich druk maken over het grotere geheel. Mensen die een duidelijke mening hebben over de manier waarop er met het personeel wordt omgegaan. Collega's die zich zorgen maken over de arbeidsomstandigheden: of er gezond en veilig gewerkt kan worden. Over de arbeidsvoorwaarden: kloppen de beloningen? Hoe is ons pensioen geregeld? Krijgen we voldoende vakantiedagen? Kortom, mensen zoals jij.
Collega’s die op deze manier opvallen, kun je benaderen om gezamenlijk een or op te richten. Als de ondernemer het niet doet, dan nemen jullie het initiatief.
Gelukkig sta je er niet alleen voor. Dankzij Artikel 18 Wor heb je recht op allerlei soorten ondersteuning en scholing op het gebied van de medezeggenschap.
4. Welke werknemers tellen mee?
Heeft jullie onderneming 50 of meer werknemers? (de wet noemt dit 'in de onderneming werkzame personen').
De ondernemer telt niet mee bij het neuzen tellen. Wie wel meetelt:
- Alle andere werknemers (collega’s met een contract, een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling)
- Het maakt geen verschil of een werknemer voltijds of in deeltijd werkt (Artikel 1 lid 2 en 3 Wor)
- Uitzendkrachten tellen mee zodra zij 2 jaar in de organisatie werken. Werknemers die een arbeidsovereenkomst hebben, maar feitelijk ergens anders werken (bijvoorbeeld omdat zij gedetacheerd zijn bij een andere onderneming) worden ook meegeteld.
Werknemers die elders in dienst zijn maar hun werk in jullie organisatie uitvoeren, tellen niet automatisch mee. De ondernemer en ondernemingsraad kunnen samen wel besluiten om hen te rekenen tot de 'in de onderneming werkzame personen' (Artikel 6 lid 4 Wor). Denk bijvoorbeeld aan de medewerkers van de kantine die formeel in dienst zijn bij een cateraar, maar dagelijks in de kantine van jullie onderneming werken.
5. Hoe stel ik een oprichtingscommissie in?
De oprichtingscommissie, ook wel voorbereidingscommissie genoemd, is de groep mensen die het eerste or-reglement opstelt en de eerste verkiezingen organiseert.
Formeel gezien is het de taak van de ondernemer om een or in te stellen door de verkiezing van de eerste or te organiseren. De ondernemer stelt de verkiezingsprocedure vast in een voorlopig reglement.
In dit voorlopig reglement wordt niet alleen de verkiezingsprocedure geregeld, maar ook de werkwijze van de or, zoals de regels voor vergaderingen en verslaggeving. Voordat de ondernemer het voorlopig reglement vaststelt, wordt dit ter beoordeling voorgelegd aan de vakbonden waarvan leden werkzaam zijn in de onderneming.
In dit voorlopig reglement wordt niet alleen de verkiezingsprocedure vastgelegd, maar ook de werkwijze van de ondernemingsraad (or), zoals de regels voor vergaderingen en verslaglegging. Voordat de ondernemer het voorlopig reglement vaststelt, wordt dit ter beoordeling voorgelegd aan de vakbonden waarvan leden werkzaam zijn in de onderneming.
De officiële procedure is dus als volgt:
- de ondernemer stelt een voorlopig reglement op;
- ook regelt de ondernemer de faciliteiten;
- de ondernemer treedt in contact met de betrokken vakbonden;
- vervolgens organiseert de ondernemer verkiezingen;
- de eerste or wordt geïnstalleerd;
- de eerste or stelt zelf het definitieve reglement op.
6. Zo stel je een verkiezingscommissie samen?
Eenmaal in functie, is het aan de ondernemingsraad om voortaan zelf nieuwe or-verkiezingen te organiseren.
Echter, de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de verkiezingen van de eerste or ligt bij de ondernemer. Let erop dat de ondernemer zich houdt aan de volgende voorwaarden.
Volgens de Wor vindt de verkiezing van de leden van de or plaats door middel van een geheime en schriftelijke stemming, en op basis van een of meer kandidatenlijsten.
Bij het organiseren van de verkiezingen moeten de volgende stappen worden gezet:
- verkiezingsdatum vaststellen en aankondigen
- lijst met verkiesbare en kiesgerechtigde personen bekendmaken
- kandidatenlijsten indienen
- kandidaten bekendmaken
- geheime schriftelijke stemming op verkiezingsdag
- stemmen tellen
- uitslag verkiezingen en samenstelling or bekendmaken
7. Dit moet in een or-reglement staan en zo stel je het op
Nadat de ondernemingsraad is geïnstalleerd, stelt deze zelf het definitieve reglement op. Voor dit proces is geen goedkeuring van de ondernemer nodig. De ondernemer moet wel de gelegenheid krijgen zich uit te spreken over het concept-reglement.
Als het reglement klaar is, krijgt de ondernemer (bestuurder) een exemplaar. Elke keer dat er een wijziging of aanvulling op het reglement wordt aangebracht, ontvangt de bestuurder een bijgewerkt exemplaar (zie Artikel 8 Wor).
Het or-reglement is een regeling van de or voor de or
Het moet regels geven voor:
- de organisatie van de verkiezingen
- de kandidaatstelling
- hoe tussentijdse vacatures worden vervuld;
- de werkwijze van de or, zoals de regels voor vergadering en verslaggeving (zie Artikelen 10 en 14 Wor).
Daarnaast noemt de Wor een aantal niet-verplichte onderwerpen die de or in zijn reglement kan opnemen. De bepalingen in het reglement mogen niet in strijd zijn met de Wor of een goede toepassing daarvan in de weg staan.
Het or-reglement is geen ‘overeenkomst’ tussen or en ondernemer. Afspraken tussen or en ondernemer dienen in een ander document te worden vastgelegd.
Voorbeelden van or-reglementen kun je vinden bij de SER, bij vakbonden en bij sommige opleidingsinstituten. Dit is handig als checklist: je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Zorg er wel voor dat je niet klakkeloos een voorbeeld kopieert, maar een reglement opstelt dat past bij de specifieke situatie en organisatie van jullie.
8. Waarom moet ik een vakbond benaderen?
Vakbonden kunnen werknemers bij het starten met een ondernemingsraad helpen met informatie en advies. De bestuurder moet het voorlopig or-reglement volgens Artikel 48 lid 1 Wor voorleggen aan de vakbonden die leden hebben in de onderneming.
Op deze manier kunnen de ‘verenigde werknemers’ hun inbreng hebben. De ondernemer is echter niet verplicht het advies in het or-reglement over te nemen.
Tijdens de oprichtingsfase kan de or een oproep doen onder de werknemers om te achterhalen welke vakbonden vertegenwoordigd zijn. De betrokken bonden kunnen vervolgens peilen of er binnen de onderneming voldoende kandidaten zijn voor de or.
9. Kiesstelsel bepalen: kiezen we voor een lijstenstelsel of voor verkiesbare personen?
Kandidaten voor de or-verkiezingen worden altijd ingediend via lijsten. In het or-reglement moet er een keuze worden gemaakt tussen een lijstenstelsel of een personenstelsel.
Het belangrijkste verschil tussen deze 2 is dat je bij het lijstenstelsel stemt op het programma van de betrokken lijsten. Bij het personenstelsel stem je op individuele kandidaten.
Bij de keuze tussen de 2 stelsels is de grootte van de onderneming vaak bepalend.
In kleinere ondernemingen kennen de meeste werknemers elkaar doorgaans. In dat geval ligt het voor de hand om direct kandidaten te kiezen via het personenstelsel. Kiezers stemmen op verschillende kandidaten, gelijk aan het aantal zetels in de or. Als kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben gekregen, wordt door middel van loting bepaald wie de zetel krijgt.
Grotere ondernemingen werken vaak met het lijstenstelsel. Kandidaten voor de or zijn daar niet altijd bij iedereen bekend. Stemmen op een programma heeft dan de voorkeur. De manier van kiezen lijkt op die van de Tweede Kamer: er zijn meerdere lijsten met kandidaten. De kiezer brengt 1 stem uit op een lijst. Dit kan een stem zijn op de lijsttrekker, of een voorkeurstem op een van de andere kandidaten van die lijst.
De zetelverdeling wordt vastgesteld aan de hand van de kiesdeler. De kiesdeler wordt verkregen door het aantal geldige stemmen te delen door het aantal beschikbare zetels in de or. Voor elk lijst wordt het aantal geldige stemmen gedeeld door de kiesdeler. Er kunnen mogelijk restzetels zijn.
10. Moeten we kiesgroepen oprichten en waaraan moeten deze voldoen?
In het or-reglement kan gekozen worden voor een stelsel met kiesgroepen, een integraal stelsel, of een combinatie van beide.
Als jullie kiezen voor een integraal stelsel, dan vormt de gehele onderneming de basis voor de kandidaatstelling en verkiezing van or-leden.
Als jullie organisatie diverse afdelingen, (functie)groepen of vestigingen kent, dan is het raadzaam om een stelsel met kiesgroepen te overwegen. De Wor verplicht de or immers ervoor te zorgen dat verschillende groepen van de werknemers in de or vertegenwoordigd zijn.
Wat is een kiesgroep?
Een kiesgroep is een groep medewerkers met gemeenschappelijke belangen, waarbij deze groep of afdeling zich onderscheidt van andere groepen of afdelingen.
Als er een duidelijk onderscheid bestaat en de kiesgerechtigden en de verkiesbare personen in de betreffende groep zich in dat onderscheid herkennen, dan kan voor hen een zelfstandige kiesgroep worden ingesteld.
Bijvoorbeeld, stel je voor dat je in een warenhuis werkt. Het maakt een groot verschil of je in de winkel achter de kassa zit, op kantoor werkt of in een van de distributiecentra. In een dergelijke organisatie is het logisch om kiesgroepen te hebben.
Nadelen van kiesgroepen
Het stelsel van kiesgroepen kent twee grote nadelen. Heeft een kiesgroep te weinig kandidaten voor het beschikbare aantal zetels in de groep, ontstaan er vacatures. Deze kunnen niet worden ingevuld door andere kiesgroepen. Het risico op vacatures neemt toe naarmate er meer (kleine) kiesgroepen zijn.
Een ander nadeel is dat de kans bestaat dat or-leden zich te veel gaan richten op de specifieke belangen van hun eigen achterban. Dit kan leiden tot versnippering van belangen, wat de eenheid van de or kan ondermijnen.
Mengvorm van integraal en kiesgroepen
De or kan beide nadelen ondervangen door een combinatie van het integrale stelsel en kiesgroepen te gebruiken. Eventuele vacatures in kiesgroepen kunnen dan worden ingenomen door ‘algemene’ or-leden. Het integrale deel zorgt voor meer evenwicht, vooral als er sprake is van sterk bevochten eigen belangen van kiesgroepen.
11. Uit hoeveel mensen moet onze ondernemingsraad straks bestaan?
Een or kan in het or-reglement voor een deel zelf bepalen hoeveel leden het heeft. Het aantal or-leden is afhankelijk van het aantal in de onderneming werkzame personen.
- Het wettelijk minimumaantal is 3 leden bij minder dan 50 medewerkers;
- bij 50 tot 100 werknemers is het minimumaantal 5 or-leden;
- het maximumaantal is 25, en dit geldt ook voor organisaties met 100 medewerkers of meer.
12. Hoe stellen we collega’s op de hoogte van de aankomende verkiezingen?
Op welke manieren kunnen we aandacht vragen voor de verkiezingen? En hoe zorgen we er dan voor dat zoveel mogelijk medewerkers gaan stemmen?
Handel als volgt:
Stel een eenvoudig communicatieplan op. Daarin meld je hoe je de collega’s op de hoogte gaat stellen van de oprichting van de or. Leg vast hoe je het doel van de nieuwe or gaat communiceren en hoe je or-kandidaten wilt gaan werven.
De directie en vakbond(en) moeten een melding doen van de oprichting van de or met een oproep aan medewerkers om zich kandidaat te stellen. Ondersteun dat met opvolgende boodschappen.
Maak duidelijk wat het belang is van een ondernemingsraad en de verkiezingen. Zet meerdere communicatiekanalen tegelijk in en zorg dat de boodschap steeds duidelijk is en enthousiasmerend.
Tip: Wat goed werkt is collega’s eerst persoonlijk benaderen. Verspreid je verhaal en oproep ook via intranet, sociale media, nieuwsbrieven en posters.
Organiseer enkele weken voor de verkiezingsdatum een informatiebijeenkomst en blijf in gesprek met mogelijke kandidaten.
Tussen de dag van het bepalen van de verkiezingsdatum en de verkiezingen moet 13 weken tijd zitten.
13. Hoe maken we mensen enthousiast om te gaan kiezen en/of zich verkiesbaar te stellen?
Medewerkers worden pas enthousiast over de ondernemingsraad als ze beseffen wat de raad voor hen kan betekenen. Leg daarom goed uit wat het doel is van de or, en dat verkiezingen de invloed van de werknemer mogelijk maken.
Vraag naar wensen en ideeën
Het is ook belangrijk voor het krijgen van draagvlak dat medewerkers het gevoel krijgen dat ze door de or worden gehoord. Vraag naar de wensen en ideeën van je collega's en onderhoud daarover voortdurend contact. Houd je collega’s op de hoogte over de voortgang van het or-werk door middel van nieuwsbrieven, flyers of het intranet.
De bestuurder heeft een belangrijke taak in het enthousiasmeren tijdens de oprichting (en in stand houden) van de or. De boodschap die breed gecommuniceerd zou moeten worden, is dat medezeggenschap een grote meerwaarde heeft voor zowel de onderneming als de individuele werknemer.
De bestuurder kan het de kandidaten voor de or aantrekkelijker maken bijvoorbeeld or-cursussen en flexibele werktijden te bieden.
Het is voor kandidaten prettig als ze een bepaald format geboden krijgen om zichzelf aan de kiezers te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan een 1-minuut-video of een nieuwsbrief.
Zorgvuldige inbedding = meer kans van slagen
Een ondernemingsraad heeft meer kans van slagen als deze vanaf het begin zorgvuldig in de organisatie wordt ingebed. Een goede relatie tussen de or, het lijnmanagement en de commissarissen is een belangrijke pijler. Ook het steeds goed betrekken van de or bij de besluitvorming binnen de onderneming is eveneens een succesfactor.
14. Wie mogen er straks stemmen en op wie mag er gestemd worden?
Alle medewerkers (dus ook flexkrachten) die een aanstelling of een arbeidsovereenkomst hebben en ten minste 3 maanden in de organisatie werken, kunnen hun stem uitbrengen bij de or-verkiezingen. Ook langdurig zieke werknemers en medewerkers die elders gedetacheerd zijn hebben dit zogeheten actieve kiesrecht.
Naast dit actieve kiesrecht, het recht om je stem uit te brengen, bestaat het passief kiesrecht: je stelt je daarmee verkiesbaar voor een or-zetel.
Werknemers (ook flexwerkers) die zich verkiesbaar willen stellen voor de or, moeten minstens 3 maanden in de organisatie werken.
De or mag volgens Artikel 6 lid 5 Wor in het or-reglement afwijken van de wettelijke termijnen. Dat kan handig zijn om flexwerkers beter te betrekken bij de medezeggenschap. Voor het vaststellen van afwijkende termijnen is geen toestemming van de bestuurder nodig.
15. Hoe zetten we de procedure op om kandidaten aan te melden en de verkiezingen voor te bereiden en te organiseren?
De bestuurder organiseert de verkiezing van de eerste or, uitgaand van de bepalingen in het voorlopig or-reglement.
De bestuurder stelt dit reglement (zie punt 7) op na het inwinnen van adviezen van de betrokken vakorganisaties. Hij stelt de benodigde termijnen van de kandidaatstelling vast en bepaalt op basis daarvan de verkiezingsdatum.
16. Hoe zorgen we ervoor dat we straks genoeg kandidaten hebben?
Er zijn minimaal evenveel kandidaten nodig als het aantal beschikbare zetels. Zie hiervoor punten 3 en 13.
17. Kiezen we voor fysieke of digitale verkiezingen?
Tegenwoordig ligt het voor de hand om digitale verkiezingen te houden. Digitale verkiezingen zijn efficiënt en laagdrempelig, wat een gunstige invloed kan hebben op de opkomst.
- Zeker bij grotere bedrijven en bij meerdere vestigingen kunnen digitale verkiezingen ook veel organisatorische rompslomp voorkomen.
- Bedenk wel dat het or-reglement digitale verkiezingen moet toestaan. Het reglement kan schriftelijk stemmen voorschrijven. In dat geval moeten jullie eerst het reglement op dit punt wijzigen.
- Van belang is ook dat de te gebruiken software veilig is, de privacy niet schaadt (denk aan de privacyregels van de AVG) en voldoet aan de Wor.
- Gebruik in elk geval gecertificeerde software. Een simpel systeem met stemmen per e-mail voldoet niet aan het wettelijk stemgeheim!
- Een aantal aanbieders van software ondersteunt de or bij het organiseren van digitale verkiezingen.
